【客户背景】
河北ZY鞋业有限公司成立于2006年10月,位于该区某工业园,占地面积23.5亩,建有3幢厂房、一幢办公楼、一幢宿舍楼,拥有一流的技术人才、一流的生产设备,于2009年5月通过ISO9001认证,有自主品牌,产品远销欧美市场。企业获得过“河北省著名商标”、“河北省名牌产品”、 “中国优秀绿色环保产品”等多项荣誉,2013年销售额突破两亿元(人民币)。
【项目进程】
2014年3月1日项目组进驻ZY公司。
2014年3月28日召开誓师大会。
2014年9月1日结束。
【客户流程管理症结描述】
1、缺流程:据查,ZY公司缺乏物料控制、异常处理作业流程。
2、流程有漏洞:(1)没有将决策权、执行权、监督权分开,如《采购作业程序》既没有设置申购环节,也没有设置审核环节,由采购员自行决定买什么、买多少、何时买;(2)所有的程序文件只规定了责任人要做什么、该怎么做,却没有规定在多长时间内必须做完;(3)所有的程序文件没有规定违规、失职者将承担什么样的责任。
3、流程不切合实际:如《数据管控程序》规定品质部是所有管理数据收集的责任部门,其实根本做不到,也不合理。
4、流程不研讨、不培训:ZY公司的ISO程序文件是请一家认证公司做的,那家认证公司派来的人在ZY公司只呆了三天,查看了一下现场,找相关的人问了问情况,然后做好了文件,根本不与流程相关人员研讨,文件发行之后也不培训相关人员。
5、董事长、总经理带头违反流程:《生产管控程序》明确规定,插单需计划员安排,但我们在调研时发现,ZY公司的董事长、总经理没有通过计划员而直接安排车间插单。据计划员、车间主任反映,这种情况经常发生。
【根基企业管理咨询解决方案】
流程管理对企业的重要性是不言而喻的,但很多管理者根本不知道流程、制度为何变成了废纸。根基管理咨询专家团队根据调研结果,结合根基管理咨询独有的流程再造建设模块,针对企业的核心业务流程、管理流程以及支持流程进行根本性再思考和彻底性再设计。为企业构建流程框架和流程清单,从以下3个方面对客户实施了咨询:
1、项目组老师与企业相关人员一起清理现有的流程文件,逐个文件逐条规定与实际动作对照,列出需要废除、补充、修改的文件和条款。
2、按“流程推行九部曲” 推行过程如下
① 起草:既可以由企业方相关人员起草,也可以由项目组老师起草。文件规定的动作有时限,同时规定违规、失职者承担何种责任。
② 研讨(含定稿与会签):组织与流程相关的人员研讨,组织者充分听取大家的意见,达成一致后定稿,组织与流程相关的各部门负责人会签。
③ 培训:由各部门组织相关人员培训。
④ 试运行:流程文件发行之后,试运行半个月到一个月。
⑤ 修改:对试运行中发现流程制度不合理的条款进行修改。
⑥ 再研讨(含定稿与会签):同②。
⑦ 再培训:同③。
⑧ 考试:组织流程相关人员考试。
⑨ 正式运行。
3、稽核人员稽核流程运行情况,试运行期间,对违规、失职者可不给予经济处罚,但要通报批评,限期整改;正式运行后,按照规定处罚违规、失职者(包括董事长、总经理)。
【实施效果】
1、各项管理有规可依。
2、流程切合实际。
3、企业上上下下树立起了“流程大过总经理,制度高于董事会”的意识,包括董事长、总经理在内的管理人员逐步改变了随意的不良习惯。
4、降低了成本,提升了效率。
5、企业建立起了流程式管理(即制度化管理)模式,部门与部门之间,工序与工序之间形成了互相制约、互相监督机制。据稽核办统计,2014年8月,有 90%的生产异常不再需要各级领导出面处理,“员”字号的基层管理人员能够自行按照相关规定处理好异常。董事长如此感言:管理变革越深入,他越轻松;总经理如是说:流程式管理比领导式管理好,他不需要成天在下属面前板着脸扯着大嗓门耍个人威风了。
【根基管理咨询观点】
1、要做好管理,标准、制约、责任这三个要素缺一不可。标准就是流程,流程是用来限制随意、规范行为的,没有流程,大家就会随意,各行其是;制约就是监督检查。有了流程,如果无人监督检查,大家肯定不会把流程当回事,想违规就违规,想不作为就不作为,流程形同虚设;责任就是违规、失职要受到何种处罚,有了流程,有了监督检查,但如果不处罚违规、失职者,也无法根治管理的乱象。
2、领导式管理(即纵向管理、行政管理)肯定管不好细节,而绝大多数企业的管理问题就是细节没有控制到位,所以,依赖领导做管理的企业,往往寄希望于各级领导的个人能力强、经验丰富,而忽视了基层管理人员和普通员工,流程式管理的本质是让管理活动在平级部门、平级岗位之间自动发生,即建立横向控制模式,充分发挥基层管理人员以及普通员工的作用,相互监督,这样才能将细节管控好。
3、闭门造车的流程一定会不切合实际,也一定会遭到抵制,所以,制订流程时一定要相关人员参与研讨,集思广益,还要组织培训、考试,这样,流程才有可能被执行。
4、只有最高领导树立起“流程大过总经理,制度高于董事会”的意识,遵守流程规定,为下属做出正面表率,流程的权威才能树立起来,流程式管理的模式也才能真正建立起来。