一个卓越的企业,在人力资源管理方面也必然是卓越的;必然是科学、系统、规范和符合人性的。 建立科学、系统和规范的人力资源管理系统离不开一系列人力资源管理表格。
人力资源管理表格的作用主要表现在:使人力资源管理标准化、规范化;使人力资源管理便于进行统计和分析;使人力资源信息更方便进行计算机处理;使人力资源管理的信息更大范围地实现共享。可以说人力资源管理表格是企业人力资源信息的重要载体,是企业高效率、高水平、高质量的人力资源系统不可缺少的组成部分。
现在,国内活跃着一大批充满活力但难以做大、做强的中小企业,他们的发展“瓶颈”不是别的,正是人力资源管理停留在“手工作坊”、任人唯亲、稀里糊涂的阶段。面对千变万化的市场竞争,这些企业可以在技术上、思路上、资金上、人才上做到底气十足,有条不紊,但由于人力资源管理方面的“瘸腿”,它们的人力资源管理不能激励人,团结人,留住人,造成离心离德,互相掣肘,怨声载道,并直接加速经营失败。
在广泛收集跨国公司、优秀的国内企业、有特色的中小企业在人力资源管理方面的管理表格的基础上,对部分表格进行修改和调整,以适应当前国内大多数企业的需要,促进企业人力资源管理的“升级换代”,使企业尽快摆脱不规范或随意化的状态。当然,我们很难寄希望于三五张表格,就能够使企业的人力资源管理得到全面改观,但是,企业却可以从全面启用人力资源管理表格入手,将企业人力资源管理纳入规范的信息化管理轨道。
每家企业都在使用形形色色的表单,但是表单能真正运用良好的却没有多少。许多企业管理者对简单的表单不够重视,只是为了完成任务或走形式而去应付了事,根本不知道表单的重要作用。 提到表单自然就会想到流程,我们都在开口闭口谈流程讲制度,但当真正面对密密麻麻的文字时却又头皮发麻,看进去的少之又少,更别提真正按流程去执行了。 流程在企业运作中起着举足轻重的作用,它决定着企业的运作及发展,而表单就是流程最直接的表现形式,它是流程的精华提炼,是压缩版的流程。流程是否能被执行,关键就看表单的运作,流程稽核最简单最有效的办法就是检查表单的填写与运行,表单的某一部分出现空白就证明这部分流程没有被贯彻,这也是为什么象ISO、UL等认证公司验厂时会直接从表单查起的原因。
那为什么简单、重要表单却不能被有效运行呢?大多数是因为以下五点没有被理解、重视:
第一、表单制作的依据是流程,不按流程内容制作的表单注定会事倍功半甚至会误导企业运作,表单须按流程中的具体作业内容有顺序、有重点、有条理的制定表单的框架。框架有了,流程的方向就有了保证。
第二、表单的内容应该简单且便于填写,有些表单内容复杂、填写麻烦,填写一份表单要花费大量的时间去进行文字描述,这样就无形中给填写表单的人增加了负担,表单的填写质量可想而知。所以表单设计时应该考虑到表单的使用人群,设计时多费点心思,考虑周全,将表单结构、内容设计得实用、简单一些,让表单填写人员填写时更得心应手,如打勾打叉,尽量减少文字描述,这样表单填写时既简单又有效,流程也能真正运作起来。所说说流程的设计是表单能否运行的关键。
第三、表单的培训。表单制作后须对相关人员尤其是员工进行培训,详细讲解表单的作用以及如何填写,员工意识到表单的重要性自然会去用心填写,在表单的运行中制作表单填写样板也会对员工有所帮助。
第四、表单的检查。表单检查的重点是部门之间的衔接点,它关系到流程是否被有效衔接,流程是条链,环环要相连。
第五、表单的修正完善。将表单检查的问题点进行分析,找出未填写或填写不完善的原因加以改正,如原因在表单本身则对表单框架或内容进行修正,不断完善,使表单更合理、更人性。
小表单,大作用。所以说表单运作的好坏决定、影响着企业的发展,必须予以重视并切实执行。