一、客户背景
经过天津HRTT供热有限公司(以下简称HRTT)领导层对多家管理咨询公司的考察和对比,最终确定由根基管理咨询公司进行HRTT公司的管理顾问工作。
根基管理咨询安排管理咨询师到HRTT进行前期情况调研走访工作,针对25项升级模块进行分析,并生成管理诊断调研报告。HRTT确定进行进行根基管理咨询公司的管理升级9项模块为第一期项目。根基管理咨询安排HRTT(天津)项目组正式入驻HRTT进行项目管理升级服务工作。
二、管理升级模块介绍和进程规划
1、例会体系——建立健全企业的各种工作例会体系,包括会议种类、会议实施方法和注意事项,以及会议之后如何进行跟踪落实和检查反馈。
2、例会体系模块的导入——为企业工作中的各种例会建立完整的体系,并对模块导入情况进行分析,实施成功后进入管理审计和顾问阶段。
三、组织设计管理升级模块阶段性分析
例会体系模块导入前后对比
导入模块前:
1、每周的例会,有时存在不能按期召开的情况。
2、在工作较忙时,周例会有时会召集不齐。
3、有的部门内部,没有本部门的例会。
4、会议比较形式化,成效不大。
5、会议议程,有时不太清晰。
6、临时性的会议较多,时间上不固定,且主题没有提前通知,参会者准备不充分。
7、周例会无统一的格式化套路,缺乏周报表等配套性规范文件,存在一定的随意性。
8、会议可能用到的资料,有时没有提前复印和分发给相关参会人员,开会时大家仓促浏览和分享信息,做出的判断和决策有时不够深思熟虑、不够严谨。
9、会议中提出问题后,缺乏相应的解决方案和建议。
10、会议布置的任务和事项,没有配以相应的追踪工具,不便于各个责任人的落实进度和效果追踪。
11、会议形成的纪要和决议,没有形成完备的文字记录,不便于会后通发给相关部门和人员,不利于会后的大范围学习和执行。
12、会议纪律有待强化,存在会议中交头接耳、随意打断他人发言、电话不设静音、随意吸烟、参会人员座位不确定等基础性会议问题。
13、部分基层主管反映,他们很少有机会参加公司管理层的会议,参与感和积极性在逐渐降低;希望公司可以定期组织基层的主管和员工参加会议,高层管理者多听取一些基层的声音,了解更多的一线问题。
导入模块后:
1、按照公司实际情况和各部门概述工作,为公司导入例会体系。
2、制定具体会议制度、设定配套性报表和任务跟踪管控工具,使公司例会有效化、规范化。
3、前期跟踪公司例会开展情况,总体进行良好,能够正常进行,对公司和部门工作起到一定推进作用。
4、例会体系导入完成后,公司能够自行开展周(月)例会,并做好改善提升工作。
5、后期例会,部分参会人员有所懈怠,不能够按时报送部门报表、例会过程中手机铃响、随意接打电话或打断他人谈话等,对例会开展产生不良影响。
巩固夯实要点
1、继续按期开展例会,保证公司和各部门工作能够持续推进。
2、根据公司和各部门实际情况可随时更新制度和工具表单,使例会管理顺畅化。
3、各部门按期上报工作周报,确保数据及时、准确,公司能够随时进行分析,部署好每项工作。
4、严格遵守例会管理体系,以点带面,做到自觉遵守、互相监督。